Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp và các bước triển khai

Xây dựng một hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt thì sẽ cho phép doanh nghiệp hoạt động như một cỗ máy trơn tru, đồng thời tổ chức sẽ ổn định, sắp xếp mọi công việc sẽ ổn định và hợp lý hơn, từ đó năng suất lao động, sản lượng sản phẩm sẽ nâng cao hơn từ đó doanh nghiệp sẽ thu lại nhiều lợi nhận hơn.

Khi mà hầu hết các doanh nghiệp hiện tại được vận hành trôi chảy mà không cần nhiều sự giám sát, đốc thúc thì nhà quản lý có thể yên tâm để xây dựng các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp, nhà quản lý thông minh sẽ có cách để biến hệ thống trở thành một trợ thủ đắc lực. 

Khi được hỗ trợ bởi một hệ thống quản lý hiệu quả, nhà điều hành doanh nghiệp sẽ được tư do và tậ trung vào các hoạt động sinh lời. Bởi hoạt động sinh lời đòi hỏi nhiều năng lượng, thời gian, kỹ năng và chuyên môn cao hơn. Vậy, làm thế nào để có một hệ thống quản lý tốt, sau đây KTgroup sẽ có một số chia sẻ cách xây dựng hệ thống quản trị tốt, với 6 bước như sau:

1. Xây dựng quy chế quản trị

Quy chế áp dụng cho nội bộ doanh nghiệp về quản trị công ty đó là những văn bản nội bộ mà công ty đó ban hành, trong đó các quy định về cách thức để điều hành, kiểm soát hoạt động công ty được nhấn mạnh và có các trình tự, quy trình cụ thể. Ngoài ra, quy chế quản trị cũng quy định các hoạt động của doanh nghiệp, các hoạt động tài chính nói chung trong quá trình hoạt động và tài chính, các tài sản của doanh nghiệp nói riêng.

Đối với doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, quy mô vừa và lớn thì quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể gồm các nội dung chủ yếu như sau:

- Trình tự, thủ tục, quy chế của Đại hội đồng cổ đông, gồm: trình tự triệu tập họp, trình tự, thủ tục bầu cư, miễn nhiệm, ....

- Trình tự và các thủ tục tổ chức họp hội đồng quản trị;

- Trình tự, thủ tục và cách tiêu chuẩn, các bước để lựa chọn, bầu, bổ nhiệm cán bộ quản lý của doanh nghiệp.

- Quy trình phối hợp, tổ chức hoạt động theo hình thức báo cáo, kiểm soát giữa Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát và ban tổng giám đốc.

- Quy định về KPIs: trong đó gồm đánh giá năng lực, năng suất lao động để từ đó có phương án khen thưởng, kỷ luật đối với các thành viên lãnh đạo.

- Quy trình, thủ tục về việc thành lập các ban, tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị công ty. Việc xây dựng quy chế, quy trình và các thủ tục này đòi hỏi phải xuất phát từ định hướng, mục tiêu của doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 

Các quy trình, quy chế nói trên là nền tảng cho các bước tiếp theo, là khung để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Tất cả các mục trên cũng là một phần cụ thể hóa nội dung của Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp.

2. Xây dựng, Hoàn thiện cơ cấu tổ chức – chức năng nhiệm vụ

Ở bước 2 này, nhà quản lý doanh nghiệp cần chú ý và thực hiện các công việc sau: Phác thảo lên một sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý, mục đích để hỗ trợ thực thi mục tiêu của doanh nghiệp, xây dựng một bộ tài liệu mô tả chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Tạo một bản mô tả chi tiết công việc của các vị trí chủ chốt. Phác thảo lên ma trận phân công trách nhiệm, làm việc giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp (điều này rất quan trọng).

3. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính - kế toán - kế hoạch

Quản trị tài chính đó chính là quản trị vốn (vốn bao gồm: Tiền mặt, tài sản và các quan hệ tài chính như khoản thu - chi), để mục đích tối đa hóa các khoản lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đây là nghiệp vụ quan trọng, giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền, kiểm soát và đánh giá được khả năng của doanh nghiệp trước các hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp. Nhà quản lý cùng các cố vấn chuyên môn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, xây dựng nên các kịch bản ứng phó, dự phòng và có các quy trình, kế hoạch dòng tiền cũng như quy chế tài chính, theo đó: nội dung chính gồm: kế hoạch dòng tiền, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch chi lương - thưởng, kế hoạch chi phí thường xuyên, kế hoạch lỗ, kế hoạch tăng trưởng, kế hoạch vay...

Cùng với các kế hoạch nêu trên sẽ là: quy định tạm ứng, quy định quyết toán, quy định thu hồi công nợ.. trình tự thực hiện, giải quyết các quy định nêu trên.

4. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh là hoạt động trực tiếp tạo ra doanh thu - lợi nhuận cho doanh nghiệp, chính điều đó quyết định đến yếu tố tồn tại và phát triển của công ty. 

Người quản lý cần thiết lập các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động thực hiện công việc, lập kế hoạch, kiểm soát quá trình kinh doanh - sản xuất, bán hàng, kiểm soát đầu ra và đầu vào của sản phẩm, công ty. Tiếp nhận và xử lý các đề nghị, yêu cầu của khách hàng.

5. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Người lực đầu vào của doanh nghiệp chủ yếu đều là Tiền (vốn) và người lao động (nền tảng ban đầu).

Vốn ở đây có thể là tiền mặt, có thể là các tài sản, cở sở vật chất khác có giá trị nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ nhằm quản lý hiệu của 2 đầu vào này, thông qua các hoạt động:

Thực hiện quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, chiến lược duy trì hoạt động đào tạo, nâng cao kiến thức chuyên môn, tay nghề cho nhân sự.

Theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động, làm việc của các nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó có kế hoạch điều chỉnh, thay thế hoặc bổ sung nhân sự...

6. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Trong việc xây dựng, hoàn thiện một hệ thống quản lý, cần  xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hồ sơ, thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn đến và công văn đi.

Tóm lại: Quá trình thiết lập hệ thống quản lý, việc nghiên cứu xây dựng quy trình, kế hoạch và các chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cá nhân trong doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng.